Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Technopolis GmbH
Handelnd unter der Marke Zulago.de
Nobelstr. 3-5
41189 Mönchengladbach
Deutschland

Vertreten durch: Karim Hajou (Geschäftsführer)

E-Mail: info@zulago.de
Datenschutz: datenschutz@zulago.de
Website: https://zulago.de

2. Datenschutzkontakt

Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Für alle Datenschutzanfragen wenden Sie sich bitte an: datenschutz@zulago.de

3. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Vertragserfüllung (insbesondere Kfz-Zulassungsaufträge), gesetzliche Pflichten oder – in engem Umfang – berechtigte Interessen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO):

• lit. b – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Zulassungsauftrag, Zahlung, Signatur, Statuskommunikation)
• lit. c – rechtliche Verpflichtung (u. a. FZV, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung, GKS-Anforderungen)
• lit. f – berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsabwehr, technische Protokolle)
• lit. a – Einwilligung, soweit wir sie gesondert einholen (z. B. optionale Einwilligungen)

Speicherdauer (Auszug): Antragsbezogene Unterlagen grundsätzlich mindestens 2 Jahre (FZV/SDÜ-Kontext); Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen bis zu 8 bzw. 10 Jahren nach AO/HGB; technische Logs in der Regel wenige Monate, soweit nicht längere Aufbewahrung aus Sicherheits- oder Nachweisgründen erforderlich ist. Danach Löschung oder Anonymisierung, sofern keine gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

4. Website und technische Daten

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, angeforderte Ressource, User-Agent), um die Seite auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). IP-Adressen werden nicht länger als für Betrieb und Sicherheit nötig vorgehalten.

Auf den öffentlichen Informationsseiten nutzen wir diese Daten außerdem, um neue und wiederkehrende Website-Besuche zu erkennen. Nach 30 Minuten Inaktivität beginnt eine neue Besuchssitzung. Für den Besuchszähler speichern wir ausschließlich einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten HMAC-Fingerabdruck der IP-Adresse; dieser wird spätestens 12 Monate nach dem letzten Besuch gelöscht. Die rohe IP-Adresse, die Besuchsnummer, die aufgerufene Seite, der Gerätetyp und die Referrer-Domain werden über einen zentralen Dienst der Technopolis GmbH an eine private interne Telegram-Gruppe übermittelt. Die rohe IP-Adresse wird nicht im Besuchszähler gespeichert. Die Telegram-Meldung bleibt bis zu ihrer manuellen Löschung in der privaten Gruppe erhalten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Reichweite und Wiederkehrer unserer öffentlichen Inhalte zu verstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei Telegram kann ein Drittlandbezug bestehen; hierfür gelten die Hinweise in Ziffer 7.

Cookies: Wir setzen technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken für Session, Authentifizierung und Sicherheit ein. Die optionale Google-Ads-Erfolgsmessung wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Ohne Einwilligung wird das Google-Tag nicht geladen und es werden keine Daten an Google übertragen.

KI-gestützter Zulassungs-Chat

Wenn Sie den freiwilligen Zulassungs-Chat verwenden, verarbeiten wir Ihre Nachrichten, um allgemeine Fragen zu beantworten, den passenden Vorgang zu bestimmen und Sie durch die Antragserfassung zu führen. Freitextnachrichten werden hierfür über die API von OpenAI Ireland Ltd. verarbeitet. OpenAI verwendet API-Daten nach eigener Angabe standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle; Inhalte können zur Missbrauchsüberwachung grundsätzlich bis zu 30 Tage vorgehalten werden. Weitere Informationen finden Sie in den Datenkontrollen der OpenAI API und im Auftragsverarbeitungsnachtrag von OpenAI.

Bitte geben Sie im freien Chat keine Ausweisnummern, FIN, eVB, IBAN, Sicherheitscodes, Geburtsdaten oder vollständigen Anschriften ein. Solche Angaben und Dokumente werden ausschließlich auf den gesonderten sicheren ZulaGo-Eingabe- und Uploadseiten verarbeitet. ZulaGo speichert den freien Frage-Antwort-Verlauf nicht als Kundenakte; serverseitig bestätigte Prozessauswahlen werden verschlüsselt der geschützten Chatsitzung zugeordnet. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen erreichbaren, verständlichen Kundenservice.

Technische Analyse des Antragsablaufs

Um technische Abbrüche und Fehler im Online-Antrag zu erkennen, speichern wir eine zufällige Sitzungskennung zusammen mit groben Fortschrittsereignissen, zum Beispiel „Antrag geöffnet“, „Schritt aufgerufen“ oder „Zahlung bestätigt“. Die Kennung wird für höchstens 24 Stunden im lokalen Speicher Ihres Browsers vorgehalten. Formulardaten, Namen, E-Mail-Adressen, FIN, IBAN, IP-Adresse und User-Agent werden nicht Bestandteil dieser Fortschrittsereignisse.

Wenn aus der Sitzung ein Auftrag entsteht, kann die pseudonyme Sitzungskennung intern mit diesem Auftrag verknüpft werden, damit wir einen serverseitig bestätigten Zahlungsabschluss korrekt dem Antragsablauf zuordnen können. Diese Kennung wird weder an das KBA noch im Rahmen dieser internen Messung an Google übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem technisch zuverlässigen und nutzerfreundlichen Antragsprozess nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Antragsentwurf und Erinnerungen

Sobald Sie im Online-Antrag eine E-Mail-Adresse angegeben haben, können wir Ihre bisherigen Eingaben als verschlüsselten Antragsentwurf speichern. Dies ermöglicht es, den Antrag über einen persönlichen, geheimen Link auch auf einem anderen Gerät fortzusetzen. Hochgeladene Dokumente werden nicht Bestandteil dieses Entwurfs. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wenn der Antrag nicht fortgesetzt wird, senden wir nach etwa vier Stunden und erneut nach etwa 48 Stunden jeweils eine transaktionale Erinnerung mit Unterstützungsangebot. Nach sieben Tagen ohne weitere Eingabe wird der Entwurf automatisch archiviert. Bei einem bereits angelegten, aber noch unbezahlten Auftrag erfolgt die erste Erinnerung nach etwa einer Stunde und eine zweite nach etwa 48 Stunden; nach sieben Tagen ohne Zahlung wird der Fall archiviert. Eine Übermittlung an das KBA findet in diesem Fall nicht statt. Sobald der Antrag abgeschlossen, storniert oder archiviert oder die Zahlung bestätigt ist, werden offene Erinnerungen automatisch beendet.

Optionale Google-Ads-Erfolgsmessung

Nach Ihrer Einwilligung verwenden wir Google Ads Conversion Tracking von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit messen wir, ob ein Klick auf eine Google-Anzeige zu einem bezahlten Auftrag geführt hat. Verarbeitet werden dabei insbesondere technische Browser- und Gerätedaten, eine gegebenenfalls vorhandene Google-Klickkennung sowie Transaktions-ID, Zahlbetrag und Währung. Namen, E-Mail-Adressen, FIN und Antragsunterlagen übermitteln wir für diese Messung nicht an Google.

Rechtsgrundlage sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Wir setzen dabei den Basic Consent Mode v2 ein: Vor der Zustimmung wird kein Google-Skript geladen. Google Analytics, Remarketing, personalisierte Werbung und Enhanced Conversions sind nicht aktiviert; das Consent-Signal für personalisierte Werbung bleibt verweigert. Google kann Daten auch in Drittländern verarbeiten. Informationen zu Übermittlungen und Garantien finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Ihre Auswahl wird für 180 Tage im lokalen Speicher Ihres Browsers gespeichert. Sie können sie jederzeit über die dauerhaft eingeblendeten „Datenschutzeinstellungen“ ändern und die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei einem Widerruf entfernen wir erreichbare Google-Ads-Cookies unserer Domain und laden das Google-Tag nicht erneut.

Bei Kontakt per E-Mail oder Formular verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Inhalte zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

5. Kfz-Zulassung (Hauptleistung)

Wenn Sie einen Zulassungsauftrag erteilen, verarbeiten wir die für den jeweiligen Geschäftsvorfall erforderlichen Daten, insbesondere:

• Halter- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon)
• Fahrzeugdaten (u. a. FIN, HSN/TSN, Kennzeichen, eVB, ZB-Angaben)
• Zahlungs- und Rechnungsdaten (u. a. Zahlungsstatus; IBAN nur soweit für SEPA/Steuerlastschrift erforderlich; der Zugriff ist auf erforderliche serverseitige Prozesse beschränkt)
• Vollmacht und QES (Signaturvorgang, Status, signierte Dokumente)
• Dokumente, die Sie hochladen oder die im Prozess entstehen (z. B. Ausweis, ZB, CoC – jeweils zweckbezogen)

Zwecke: Durchführung des Zulassungsauftrags, Übermittlung an das KBA (GKS), Kommunikation mit Ihnen, Zahlung und Rechnung, Support sowie Erfüllung gesetzlicher und aufsichtlicher Pflichten.

Empfänger (soweit erforderlich):

• Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) und die zuständige Zulassungsbehörde über den GKS-/SABRINA-Pfad
• Yousign – Identitätsprüfung und qualifizierte elektronische Signatur (Europäische Union)
• Stripe – Zahlungsabwicklung (PCI-DSS; Drittlandübermittlung nur mit geeigneten Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln)
• Resend – Transaktions-E-Mails (geeignete Garantien bei Drittlandbezug)
• Telegram – private interne Betreibergruppe für Hinweise auf Website-Besuche; mögliche Drittlandverarbeitung nur mit geeigneten Garantien
• Kennzeichen- und Versandpartner (z. B. Prägung/Versand), soweit Sie Kennzeichen bestellen

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

6. Hosting und Infrastruktur

Die produktive Anwendung, Datenbank, Authentifizierung und Dateiablage werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Die eingesetzten Supabase-Komponenten (PostgreSQL, Auth, Storage) laufen als von uns selbst betriebener Open-Source-Stack auf dieser Infrastruktur – nicht als Supabase-Cloud-Mandant in Drittländern.

Backups werden verschlüsselt und ebenfalls auf kontrollierter Infrastruktur vorgehalten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

7. Auftragsverarbeitung und Drittländer

Soweit wir Dienstleister einsetzen, erfolgt dies – soweit erforderlich – auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO). Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb des EWR nutzen wir geeignete Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO) und begrenzen den Datenzugriff auf das Notwendige.

8. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. TLS-Transport, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, besonderen Zugriffsschutz für schutzbedürftige Felder (z. B. IBAN) und getrennte Umgebungen für Betrieb und Tests.

9. Ihre Rechte (Art. 15–21, 77 DSGVO)

Sie haben – im gesetzlichen Rahmen – insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere der für uns zuständigen Datenschutzaufsicht in Nordrhein-Westfalen

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@zulago.de.

10. Keine automatisierte Entscheidung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie erheblich beeinträchtigt, findet im Rahmen unseres Online-Angebots nicht statt. Behördliche Zulassungsentscheidungen treffen die zuständigen Stellen im gesetzlich vorgesehenen Verfahren.

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Rechtslage, unser Angebot oder die eingesetzten Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem angegebenen Stand.

12. Kontakt

Technopolis GmbH
Nobelstr. 3-5, 41189 Mönchengladbach
Datenschutz: datenschutz@zulago.de
Allgemein: info@zulago.de

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